Skip to main content
Een nieuwe aanbesteding aanmaken in TenderSuite is eenvoudig en overzichtelijk. Het formulier begeleidt je door alle stappen en biedt slimme functies zoals AI-invulling en teamsamenstelling.

​
Het formulier bestaat uit vier secties

1. Algemeen

Basisinformatie zoals procedure en status

2. Planning

Belangrijke datums en mijlpalen

3. Team

Gebruikers die deze aanbesteding zien

4. Documenten

Upload relevante bestanden
Je kunt het formulier invullen in elke volgorde die je prettig vindt. Alleen de naam van de aanbesteding is verplicht, alle andere velden zijn optioneel en kunnen later nog worden ingevuld.

​
1. Algemeen

In deze sectie vul je de basisinformatie van je aanbesteding in. Alleen de naam aanbesteding is verplicht, alle andere velden zoals procedure, status en beschrijving zijn optioneel en kunnen later nog worden ingevuld. Procedure Selecteer de aanbestedingsprocedure uit je organisatie-instellingen. Voorbeelden zijn (dit kan in jouw organisatie anders zijn):
  • Europese openbare procedure
  • Nationale aanbesteding
  • Niet-openbare procedure
  • Onderhandelingsprocedure
Wanneer je een procedure kiest, vult het systeem automatisch de bijbehorende standaard doorlooptijd in (bijvoorbeeld 6 maanden voor een Europese procedure). Je kunt deze waarde handmatig aanpassen.
Overige velden (status, beschrijving) zijn optioneel.

​
2. Planning

Vul de belangrijke datums in voor je aanbesteding. Alle velden zijn optioneel omdat je misschien nog niet alle informatie hebt. Je kunt deze later altijd nog invullen. Belangrijkste datums:
  • Publicatiedatum
  • Deadline inschrijvingen
  • NvI-rondes en (optioneel 3e ronde toevoegbaar)
  • Gunningsbeslissing
  • Start contractfase

​
3. Team

Voeg gebruikers toe die deze aanbesteding kunnen zien en bewerken. Je wordt zelf automatisch toegevoegd als teamlid en kunt vervolgens andere gebruikers uit je organisatie toevoegen. De rollen zoals Inkoper, Jurist, Contractmanager en Project leider worden automatisch overgenomen uit hun organisatieprofielen. Teamleden toevoegen of verwijderen doe je eenvoudig via de knoppen in deze sectie.

​
4. Documenten

Upload bestanden via drag-and-drop of de uploadknop. Meerdere bestanden tegelijk uploaden is mogelijk. Limieten:
  • Maximaal 50 MB per bestand
  • Ondersteunt: PDF, Word, Excel, PowerPoint, afbeeldingen, tekstbestanden
  • Geen limiet op aantal bestanden
AI Suggesties: De AI geeft suggesties voor bijlagen in een blauw vak.

​
Velden laten invullen door AI

De AI analyseert een aanbestedingsdocument en vult automatisch velden in. Klik op de knop “Invullen met AI” (met sparkles icoon) rechtsboven in het formulier.
1

Upload document

Selecteer het beschrijvend document/inkoopdocument (PDF, DOC, of DOCX)
2

Wacht op analyse

De AI analyseert het document en dit duurt enkele seconden
3

Controleer resultaten

Velden die door AI zijn ingevuld krijgen een blauwe balk aan de linkerkant. Controleer altijd of de gegevens kloppen!

​
Wat vult de AI in?

  • Naam aanbesteding
  • Beschrijving
  • Procedure type
  • Publicatiedatum
  • Deadline inschrijvingen
  • NvI-datums (indien beschikbaar)
  • Gunningsbeslissing datum
  • Start contractfase
  • Bonus: Suggesties voor benodigde bijlagen
De AI is heel nauwkeurig, maar niet perfect. Controleer altijd of de ingevulde gegevens correct zijn voordat je opslaat. Vooral datums kunnen soms verkeerd geïnterpreteerd worden. Let op: de AI vult niet per se alle velden in, alleen de velden die hij heeft gevonden in het document. Het kan dus zijn dat sommige velden leeg blijven.

​
Velden aanpassen

Als de AI een veld heeft ingevuld maar je wilt het aanpassen, typ dan gewoon over de waarde heen. De blauwe balk verdwijnt automatisch wanneer je het veld bewerkt.

​
Opslaan

Klik op “Opslaan” om de aanbesteding aan te maken. Het systeem controleert alleen of de naam is ingevuld, alle andere velden zijn optioneel. Na het opslaan verschijnt de aanbesteding in je “Mijn” overzicht. Teamleden die je hebt toegevoegd, zien de aanbesteding in hun “Team” overzicht.

​
Veelgestelde vragen

Dit kan verschillende oorzaken hebben:
  • Er zijn geen andere gebruikers in je organisatie
  • Alle gebruikers zijn al toegevoegd aan het team
  • Je organisatie context is nog aan het laden (wacht even)
Velden die door AI zijn ingevuld hebben een blauwe balk aan de linkerkant. Controleer vooral:
  • Datums zijn deze in het juiste formaat en correct?
  • Procedure komt deze overeen met wat er in het document staat?
  • Beschrijving is deze volledig en accuraat?
Als iets niet klopt, kun je het gewoon aanpassen.
Momenteel niet. Teamleden zien de aanbesteding verschijnen in hun overzicht, maar krijgen geen aparte notificatie.
Er is geen limiet op het aantal documenten, maar elk document mag maximaal 50MB groot zijn. Voor grotere bestanden kun je deze opsplitsen of comprimeren.
Mogelijke oorzaken:
  • Het document is geen PDF, DOC of DOCX
  • Het document is groter dan 50MB
  • Het document bevat geen leesbare tekst (bijvoorbeeld alleen afbeeldingen)
  • Het document heeft een ongewone structuur die de AI niet herkent
Probeer in dit geval handmatig in te vullen.

​
Volgende stappen

Overzicht

Bekijk al je aanbestedingen, gebruik filters en doorzoek je overzicht

Beheren en archiveren

Leer hoe je aanbestedingen bewerkt, archiveert en beheert